Verslo procesų optimizavimas
Organizacijos procesų optimizavimas – viena pagrindinių veiklos efektyvumo skatinimo priemonių. Tinkamai sustyguoti procesai leidžia jūsų verslui dirbti našiau ir pasiekti užsibrėžtus rezultatus mažesnėmis sąnaudomis. Tokia optimizacija padeda eliminuoti nereikalingus darbus (sutaupomi resursai), sutrumpina darbo procesus (taupomas laikas) ir išskiria aiškias darbuotojų atsakomybes (efektyviau panaudojami žmogiškieji resursai). Priklausomai nuo organizacijos brandos, procesų optimizavimas leidžia padidinti veiklos efektyvumą, sumažinti sąnaudas ir sutrumpinti užsakymų įvykdymo laiką.
Procesų optimizavimo projekto etapai
Projekto pristatymas. Pristatomi projekto tikslai, prie jo dirbsianti komanda. Šiame etape sudaromas ir patvirtinamas projekto grafikas.
Dokumentų ir įrašų auditas. Vykdomas organizacijos dokumentų ir įrašų auditas, vėliau jie analizuojami, daromos išvados.
Procesų optimizavimas. Remiantis analize, optimizuojami prasčiausiai veikiantys procesai, ieškomi optimalūs sprendimai.
Pokyčio testavimas ir vertinimas. Išbandomi nauji procesai, įvertinimas įvykęs pokytis.
Procesų atnaujinimas ir aprašymas. Įtvirtinami atnaujintieji procesai, jie aprašomi ir dokumentuojami.
Dokumentų atnaujinimas ir koregavimas. Pagal naujai įdiegtus procesus atnaujinama organizacijos dokumentacija.
Pokyčio įgyvendinimo kontrolė. Siekiant užtikrinti nuolatinį pokyčių palaikymą ir naujų procesų laikymąsi, vykdoma ilgalaikė priežiūra.
ISO standarto diegimas
Organizacijos turimas ISO standartas patvirtina jos galimybę nuosekliai tiekti produktus ar teikti paslaugas, kurios atitinka tiek aukštus kliento poreikius, tiek reguliacinius reikalavimus. Tuo pat metu tai yra ir šiuolaikinės vadybos principais pagrįstas strateginis įrankis, kuris padeda verslui sumažinti kaštus ir padidinti jo produktyvumą. Įdiegus ISO standartą ne mažiau svarbu ir tinkamai prižiūrėti sukurtą procesą, todėl nuolat teikiu ataskaitas, siūlau naujas optimizavimo galimybes ir atlieku auditą.
Kodėl verta turėti ISO standartą?
ISO standartas suteikia vienodas sąlygas visoms šiuo sertifikatu įvertintoms pasaulio įmonėmis. Toks sertifikavimas gali suteikti jūsų kompanijai konkurencinį pranašumą tiek tarptautinėje rinkoje, tiek vietinėje.
Gaunama nauda
Veiklos standartizavimas, leidžiantis sustiprinti organizacijos įvaizdį tiek kontroliuojančių institucijų vertinime, tiek klientų akyse. Faktais grįstas sprendimų priėmimas. Pagrindiniai kriterijai: suformuoti aiškūs tikslai ir užduotys, apsibrėžti procesai ir atsakomybės. Veikla aiškiai dokumentuota.
ISO standarto diegimo procesas
Pirminė analizė. Vykdomas dokumentų ir įrašų auditas, sudaroma procesų, reikalavimų ir dokumentų matrica.
Procesų aprašymas. Remiantis visais ISO reikalavimais, aprašomi organizacijos veiklos procesai.
Auditorių atranka. Atrenkami organizacijos vidaus auditoriai, vykdomi jų mokymai.
Procesų įdiegimas. Aprašomi valdantys ir palaikantys procesai, jie įdiegiami organizacijoje.
Pasiruošimas išorės auditui. Organizacija paruošiama išorės auditui.
Vidaus auditas. Vykdomas organizacijos vidaus auditas.
Išorės auditas. Vykdomas išorės auditas, kuris patvirtina organizacijos atitikimą ISO standartui.
Procesų auditas
Kas yra procesų auditas ir kada jo reikia?
Auditas – tai procesas, padedantis įvertinti jūsų verslo procedūras ir suplanuoti gaires tolimesniam situacijos gerinimui. Auditas gali būti atliekamas pagal numatytuosius kokybės standartus (pavyzdžiui, ISO) ar kitus modernios verslo vadybos modelius. Audito atlikimui dažniausiai pasitelkiamas žmogus iš išorės, kuris gali objektyviai užčiuopti problemines organizacijos sritis. Atlikus auditą pateikiamos ataskaitos ir įžvalgos. Esant kliento poreikiui, po audito gali sekti tolimesni procesų optimizavimo žingsniai.
Kaip vykdomas procesų auditas?
Procesų auditas vykdomas dviem pagrindiniais etapais – paties auditavimo ir ataskaitų bei rekomendacijų teikimo. Audito metu tikrinama, kaip organizacijoje laikomasi vidaus tvarkų, analizuojama įmonės veikla ir valdymas. Teikiamos rekomendacijos veiklos vystymo, valdymo ir resursų paskirstymo klausimais. Taip pat numatomos rizikingos sritys, teikiamos rekomendacijos, kaip tokias rizikas sumažinti.
Rizikų prevencija ir valdymas
Rizikų valdymas – galimų rizikų identifikavimas, vertinimas ir prioritetizavimas, siekiant krizės atveju suvaldyti ar sumažinti verslo patiriamus nuostolius. Rizikos šaltinių gali būti įvairių: nesuvaldyti finansiniai procesai, rinkų pokyčiai, nelaimingi atsitikimai ir kitos išorinės ar vidinės grėsmės. Tinkamas pasiruošimas ir sąlyginai nedidelis indėlis užbėgant krizei už akių garantuos ramybę jums ir jūsų verslui.
